Tot ce trebuie sa stim despre APOSTILA (
in franceza "Apostille")

           Apostila (din franceza apostille) se numeste o stampila/rezolutie aplicata pe un act de stare civila, pe un act administrativ, pe un cazier judiciar sau fiscal, pe un act de studii (diploma, atestat de pregatire profesionala, etc.) in general pe un act oficial. Conform Conventiei de la Haga, din 1961, Apostila este, de fapt, o supralegalizare a unui document, necesara in vederea recunoasterii documentului respectiv intr-o alta tara semnatara a Conventiei. 

IMPORTANT: Indiferent de versiunea lingvistica in care se prezinta apostila (original sau traducere), titlul acesteia va ramane intoteauna nemodificat: "APOSTILLE (Convention de la Haye di 5 octobre 1961)

          Potrivit art. 2 din Conventie: fiecare stat contractant scuteste de supralegalizare actele carora li se aplica aceasta conventie si care urmeaza sa fie prezentate pe teritoriul sau. Supralegalizarea, in sensul prezentei conventii, are in vedere numai formalitatea prin care agentii diplomatici sau consulari ai tarii pe teritoriul careia actul urmeaza sa fie prezentat atesta veracitatea semnaturii, calitatea in care a actionat semnatarul actului sau, dupa caz, identitatea sigiliului si a stampilei de pe acest act.
           
           Incepand cu data de 1 noiembrie 2004, in cadrul Prefecturii Municipiului Bucuresti s-a demarat activitatea de aplicare a apostilei – supralegalizare a actelor oficiale administrative intocmite pe teritoriul Romaniei si care urmeaza sa produca efecte juridice pe teritoriul unui stat semnatar al Conventiei de la Haga.
           Actele se pot prezenta pentru aplicarea apostilei personal sau prin mandatar (pe baza de procura notariala sau procura intocmita la o Ambasada ori misiune diplomatica romaneasca sau imputernicire avocatiala). In cazul in care procura este intocmita la un notar dintr-o tara semnatara a Conventiei de la Haga, in mod obligatoriu, procura va fi apostilata in tara emitenta.

           Pentru firme, societati comerciale, persoana care se prezinta in vederea legalizarii documentelor trebuie sa prezinte delegatie din partea firmei, alaturi de contractul de prestari servicii incheiat ξntre firma si titularul actului.
           Dupa verificarea documentelor depuse, se va proceda la aplicarea apostilei şi completarea acesteia. Activitatea de aplicare a apostilei se efectuează de către Subprefect.

ATENTIE: Apostila se aplică pe actul original!

       Daca in statul destinatar va fi necesara prezentarea traducerii efectuate in statul emitent, actele, dupa aplicarea apostilei pe original, se traduc in limba tarii de destinatie de catre un traducator autorizat de catre Ministerul Justitiei, inclusiv apostila, dupa care semnatura traducatorului se legalizeaza de catre un notar public, iar in final pe traducerea legalizata se aplica apostila de catre Camera Notarilor Publici, care legalizeaza semnatura notarului public.

       Autoritatile romane competente sa aplice apostila prevazuta la art. 3 alin. (1) din Conventie sunt: 

1) Tribunalele pentru urmatoarele acte oficiale:
a) documentele care emana de la o autoritate sau de la un functionar al unei jurisdictii a statului, inclusiv cele care emana de la ministerul public, de la un grefier sau de la un executor judecatoresc;
d) declaratiile oficiale, cum ar fi: cele privind mentiuni de inregistrare, viza de investire cu data certa si legalizari de semnatura, depuse pe un act sub semnatura privata.

2) Camere notarilor publici pentru urmatoarele acte oficiale:
c) actele notariale;

3) Prefecturile pentru urmatoarele acte oficiale:
b) documentele administrative;

        Principalele categorii de acte pentru care se elibereaza apostila in cadrul Institutiei Prefectului (Prefecturii) - detaliat:

• acte referitoare la starea civila: certificat de stare civila (certificat de nastere, de casatorie, de deces), extras de pe actele de stare civila, act privind mentiunile inscrise pe actele de stare civila, certificat de divort, pe cale administrativa;
• acte care fac dovada schimbarii numelui pe cale administrativa;
• acte care atesta componenta familiei (certificat, atestat);
• certificate de atestare a domiciliului si a cetateniei romane;
• certificate de cazier (judiciar, fiscal etc.)
• acte care dovedesc calificarea intr-o meserie: pregatirea profesionala obtinuta in sistemul de formare profesionala pentru adulti (certificat/diploma de absolvire, certificat de calificare profesionala), certificat de competente profesionale, atestat privind calificarea – pregatire si experienta profesionala), certificate de atestare (tehnico-profesionala, pentru transportul rutier etc.),certificate/autorizatii de traducator, certificate de pregatire profesionala (in domeniul transportului rutier de marfuri etc.), confirmarea autenticitatii certificatului (dobandit in domeniul transportului naval), adeverinte care atesta calificarea (de consilier juridic, pregatirea profesionala a instructorilor de conducere auto etc.);
• acte privind recunoasterea calificarii pentru activitatile profesionale din domeniul medical: certificat (de membru, de conformitate, profesional curent etc.), adeverinta (de confirmare, de rezident, cu stagiile efectuate etc.), atestat (de libera practica, de studii complementare etc.), recomandare;
• acte cu caracter fiscal: certificat (de rezidenta fiscala, de atestare fiscala privind impozitele platite etc.), adeverinta (de venit etc.);
• acte referitoare la raporturile de munca/serviciu (stagiul de cotizare, adeverinte prin care se atesta activitatea desfasurata, vechimea in munca, in meserie si in specialitate etc.);
• acte de studii (diploma de bacalaureat, diploma de absolvire a scolii postliceale, diploma de licenta - si anexele la aceasta: foi matricole, programe analitice), atestate de echivalare a studiilor, adeverinte (prin care se atesta calificarea profesionala - redactata in limba romana si in limba engleza - etc.);
• acte cu caracter medical (adeverinta medicala, certificat de concediu medical, dovada de vaccinare, referat medical etc.), certificat de incadrare in grad de handicap;
• certificat provizoriu de inlocuire a cardului european de sanatate;
• certificate de botez, certificate de cununie, sentinta de divort bisericesc, adeverinte;
• alte acte ale autoritatilor administratiei publice centrale si locale: atestat (pentru exercitarea profesiei de agent de paza si ordine, de detectiv particular, de persoana sau familie apta sa adopte etc.), autorizatie (de procurare arma si munitie, de libera practica, pentru desfasurarea activitatii de diriginte de santier etc.), aviz (de exercitare a profesiei de asistent social, pentru desfasurarea activitatii de libera practica medicala veterinara etc.), brevet de turism, decizie (de pensionare, medicala asupra capacitatii de munca, privind incetarea/suspendarea platii ajutorului de somaj, de acordare/suspendare a indemnizatiei pentru cresterea copilului, de acordare a alocatiei de stat pentru copii etc.), dispozitie (privind numirea unui curator/tutore etc.), hotarare (privind plasamentul copilului), licenta (de antrenor, de functionare a societatilor specializate sau al cabinetelor individuale de detectivi particulari, pentru transport public, de organizare a jocurilor de noroc etc.), permis (de arma, de vanatoare etc.);
• extrase ale registrelor detinute de un organ al administratiei publice, atestate, adeverinte si certificate prin care se confirma exactitatea sau realitatea unui fapt, se atesta o anumita calitate sau un drept, in vederea valorificarii anumitor drepturi (extras de carte funciara, extras din arhivele nationale sau acte privind calitatea de titular de alocatie pentru copii ori faptul ca titularul nu are calitatea de asigurat, acte referitoare la dreptul la libera circulatie, la exercitiul drepturilor electorale, la calitatea de somer etc.), eliberate in temeiul legii.

         Principalele categorii de acte pentru care NU se elibereaza apostila in cadrul Institutiei Prefectului:

• acte care urmeaza a fi folosite in state care nu sunt parte la Conventia de la Haga (Conventia Apostila);
• copii/traduceri dupa acte administrative; 
• documentele care emana de la o autoritate sau de la un functionar al unei jurisdictii a statului, inclusiv cele care emana de la ministerul public, de la un grefier sau de la un executor judecatoresc, precum si declaratiile oficiale, cum ar fi: cele privind mentiuni de inregistrare, viza de investire cu data certa si legalizari de semnatura, depuse pe un act sub semnatura privata;
• acte sub semnatura privata;
• acte eliberate de misiunile diplomatice ori de oficiile consulare ale Romaniei in strainatate;
• acte de identitate, respectiv pasapoarte;
• livrete de familie;
• acte de corespondenta;
• certificat de inregistrare a rezidentei pe teritoriul Romaniei;
• diplome onorifice;
• adeverinte de asigurat (care inlocuiesc cardul national de asigurari sociale de sanatate);
• certificat de absolvire a cursului de infirmiere, eliberat de OAMGMAMR

        APOSTILA NU SE ELIBEREAZA PENTRU: -  Certificatele de stare civila, precum si oricare alte documente intocmite de catre agentii diplomatici ai Romaniei intrucat, prin Legea 114/2011, Romania a ratificat Conventia europeana privind suprimarea cerintei legalizarii pentru documentele intocmite de agentii diplomatici si functionarii consulari, adoptata la Londra, la 7 iunie 1968, care, la art.3 stabileste ca“partile contractante excepteaza de la cerinta legalizarii documentele care fac obiectul prezentei conventii”.

        Pana in prezent, Conventia de la Haga din 5 octombrie 1961 referitoare la simplificarea procedurii de supralegalizare a actelor care urmeaza sa fie folosite in strainatate a fost semnata de 64 de tari. Romania a aderat la aceasta Conventie pe data de 16 martie 2001, Republica Moldova incepand cu data de 16 martie 2007, iar Italia prin legea nr. 1253 din data de 20 decembrie 1966.  
Va prezentam mai jos lista actualizata a tarilor care au aderat la Conventia de la Haga:

Albania, Africa de Sud, Andorra, Antigua si Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaidjan, Bahamas, Barbados, Belgia, Belize, Belarus, Bosnia – Hertegovina, Botswana, Brunei, Bulgaria, China (Hong Kong), China (Macao), Columbia, Cook Islands, Croatia, Cipru, Cehia, Dominica, Ecuador, Estonia, Elvetia, El Salvador, Fiji, Finlanda, Franta, Germania, Grecia, Grenada, Honduras, India, Irlanda, Israel, Italia, Japonia, Kazahstan, Lituania, Letonia, Lesoto, Liberia, Liechtenstein, Luxemburg, F.R.I.Macedonia, Malawi, Malta, Mauritius, Marea Britanie si Irlanda de Nord, Marshal Island, Mexic, Monaco, Muntenegru, Namibia, Norvegia, Niue, Noua Zeelanda, Olanda, Panama, Polonia, Portugalia, Romania, Rusia, Saint Lucia, Saint Vincent and the Grenadines, St. Kitts and Nevis, Samoa, San Marino, Serbia, Seychelles, Slovacia, Slovenia, Spania, Surinam, Swaziland, Statele Unite ale Americii, Suedia, Tonga, Triniadad si Tobago, Turcia, Ucraina, Ungaria, Venezuela

    In curand informatii suplimentare despre SUPRALEGALIZAREA documentelor care urmeaza sa fie prezentate in statele care nu au aderat la Conventia de la Haga.  

Nota: Informatii extrase de pe site-ul Camerei Notarilor si Prefecturii din Bucuresti